Related Articles
Şimdiye kadar ERP projelerinde hem power user, hem domain leader hem de proje yöneticisi olarak bulundum. Bazı projelere dışardan destek te verdim. Her proje birbirinden çok farklı olmakla birlikte organizasyon içindeki insanların davranışlarının birçok benzer yanı vardı. İnsanları karakter özelliklerine göre sınıflandıran birçok çalışma var. Bunlardan bazıları dünya çapında kabul görmüş çalışmalar.
İnsanları temel olarak içe dönük ve dışa dönük olarak ayırmak mümkün. Davranışlarda çok belirleyici bir kriter. Daha sonra diğer faktörler de eklenerek kişilik özellikleri dallandırılıyor. Projelerde insanların yaklaşımını olumlu ve olumsuz ya da yapıcı ve yıkıcı olarak iki ana gruba ayırabiliriz. Şimdiye kadar bu konuda okuduğum birçok yazıyı ve projelerde tanıştığım çalıştığım onlarca kişiyi de göz önüne getirerek bu yazıyı yazmaya karar verdim. Elbette birbirlerine geçen özellikler vardır ama projelerde karşınıza çıkan kişilik profilleri bellidir.
ATILGANLAR: Proje yöneticisinin en sevdiği gruptur. İş hayatının başlarında olan bu arkadaşlar IT sistemlerine karşı çok ilgilidirler. Yeni ERP projesinin getireceği fırsatlardan yararlanmak için can atarlar. Test ortamını sürekli karıştırıp programı iyice tanımaya çalışırlar. Değişime direnmek bir kenara dursun, programın user-manuellerine okumaya kadar işi götürürler. Danışmanlar SQL ile sistem üzerinde sorgulama yaparken SQL öğrenenleri bile gördüm. Bu çalışkan ve meraklı arkadaşlar eğer kendileine yeterli alan açılmazsa muhtemelen implementasyondan sonra ERP danışmanlık firmalarından birisine Junior danışman olarak gideceklerdir. Proje yöneticisi bu tür çalışanlardan azani verimi almalıdır. Eğer kişi çok istekli görünüyorsa bilgiyi saklamamalı en iyi şekilde yetişmesini sağlamalıdır. Projedeki bu arkadaşlar canlı kullanıma geçişten sonra danışmanların üzerinden önemli ölçüde yük alabilirler. Proje ekibinde ne kadar çok atılgan varsa proje o ölçüde hızlı ilerleyecek ve başarıya daha yakın olacaktır. Dikkat edilmesi gereken şey programın heyecanı ile önemli prosesleri atlayabilirler ya da gereksiz görebilirler. Daha tecrübeli olan yöneticisine mutlaka müracaat edilmeli ve eksik kalan birşey var mı sorgulanmalıdır.
DEREBEYLERİ: Projenin daha açılış düdüğü çalınmadan olumsuz propagandaya başlarlar. Muhtemelen kurulu düzenlerinin bozulmasından, yıllarca özenle korudukları territory’lerine girilmesinden rahatsız olmuşlardır. Mevcut sistemin yetersizliğine ve hergün artan ihtiyaçların karşılanamamasına rağmen eski sistemi ölümüne savunmaya başlarlar. Halbuki yeniliğe direnmek yerine onu kabullenmeye çalışmak ve öğrenmek daha az acı verecektir. Sürekli danışmanların yetersizliğinden, programın na kadar zayıf olduğundan falan bahseder dururlar. Bir on yıl sonra başka bir program gelecek olsa aynı şeyleri onun için de yapacaklardır. Bu kişiler ile daha fazla diyalog kurulup neden böyle davrandıkları anlaşılmalıdır. Olumsuz konuşmalarının önüne geçilip, verilen görevleri yapmaları sağlanmalıdır. Görevlendirmeler, toplantı tutanakları, eğitimler herşey yazılı olarak tutulmalıdır. Görevler yerine getirilmiyorsa önce sözlü sonra yazılı olarak uyarılmalı, projeye negatif etkisi somut olarak ortaya konmalıdır. Yöneticisi mutlaka bilgilendirilmelidir.
RASYONELLER: Projeyi iş hayatının olağan akışının bir parçası olarak görürler. Projenin firmaya ve kişisel kariyer gelişimine faydalı olacağını düşünürler. Proje gerekliliklerini yerine getirip, kendi günlük fonksiyonlarını da yürütürler. Proje yöneticisi ve danışmanlarla sağlıklı bir ilişkileri vardır. Rasyonellerin sayısının proje ekibi içinde çok olması büyük şanstır.
KUZULAR: Projenin gerekliliğini bilirler, içinde yer almak isterler ama aynı zamanda korkarlar. Proje yöneticisinin bu kişileri yüreklendirmesi, bol test yaptırması gereklidir. Sık sık ziyaret etmeli, sohbet etmeli bir problemlerinin olup olmadığı sorulmalıdır. Herhangi bir hata ya da eksiklikle kesinlikle çalışanlar azarlanmamalıdır. Çalışanlar motive edilmeli, problemlerin adım adım çözüleceği anlatılmalıdır. Proje yöneticisi asla program, sistem ya da prosedürler hakkında olumsuz konuşup yılgınlığa ya da ümitsizliğe yol açmamalıdır.
MAÇI SEYREDENLER: Her nerden bu fikre kapıldılarsa bilinmez ama projenin hayata geçmesinin imkansız olduğunu düşünürler. Birşey olacak ve proje iptal edilecektir ya da çalışmayacaktır. Dışarıdan proje ekibinin çalışmalarını seyrederler. Kendi departmından arkadaşı ya da elemanı çalışırken seyreder dururlar. Seyretmelerinde bir sakınca yoktur ama problem uyarlaması yapılacak prosesleri varsa bunu söylemediklerinde ortaya çıkar. Proje hayata geçtikten sonra “ya ben şöyle bir form kullanıyordum”, ya da benim şu iş için kullandığım ekranlar neden bu programda yok” dediklerinde siz de “buyur burdan yak” dersiniz. O nedenle analizlerde tüm prosesleri gözden geçirdiğinizden emin olun. Tüm departman sorumlularının isteklerini aldığınızdan emin olun ve bunu dizayn raporuna aktarın. Daha sonra bunu domain sorumlularına onaylatın. Elbetteki unutulan, kıyıda köşede kalan ufak prosesler ya da basit ekranlar olabilir ama bunlar kasıt dışıdır. Yapar geçersiniz. Ama projeyi ciddiye almayıp, ihtiyacını söylemeyip sonra da üste çıkmaya çalışmak gerçekten çok can sıkıcı oluyor.
ÇOK MEŞGULÜM’CÜLER: Proje ekipleri içinde en dayanılmaz olanlardır. Sabah akşam çok meşgül olduklarını vakit ayıramadıklarını söylerler. Hiç inandırıcı gelmez çünkü mesailerinin yarısını sohbet etmekle, çay kahve içmekle telefonla konuşmakla falan geçirirler. Sizin fazla sıkıştırmamanız için de sürekli meşgul olduklarını işlerin altıdan kalkamadıklarını söylerler. Çözüm yine yazılı olarak görevleri göndermekten ve sonuçlarını istemekten geçiyor. Periyodik olarak yaptığınız takım toplantılarında açık olan noktaları göstermeli ve tekrar termin tarihi istemelisiniz, bu konuda tolerans göstermeyeceğinizi de ilave etmeyi unutmayın. Onlar çok meşgülken diğer insanlar oyun oynamıyor.
HAVAYI KOKLAYANLAR: Çok mahir oldukları şark kurnazlığını okulda, trafikte, markette, kamuya açık alanlarda gösteren bu arkadaşlar projede de göstereceklerdir elbette. Projenin başlarında çok nötr görünürler. Onlara göre projenin akıbeti belli değildir o nedenle başlarda fazla efor sarfetmeye gerek yoktur. Eğer proje hayata geçecek gibiyse birşey yapmaya başlayıp durumu kurtarma eğilimindedirler. Projenin 2/3 ‘lük kısmı geçildikten sonra yavaş yavaş açılmaya başlarlar. Şöyle birşey vardı böyle birşey vardı deyip yeni yeni konular getirirler önünüze. Durum kritikse söylemiştim, gündeme getirmiştim gibi manüpülasyonlar başlar. Ne kadar yazılı kayıtlarınız olsa da can sıkıcı bir durumdur. Bu da projelerin doğasında olan olaylardan birisi işte.
Proje yöneticisi farklı davranış modelleri sergileyen proje ekibini periyodik olarak bir araya getirmeli, projeyi gözden geçirmeli ve takım ruhunu oluşturabilmelidir. Takım ruhunu oluşturmakla ilgili çok sayıda yazı ve video var. Ülkemizde bunu başarmak pek kolay değil maalesef. Ama yine de bu ruhu olabilecek en üst seviyeye çıkarmak gerekir. Takım ruhu oluştuğunda ekip birbirlerinin sivri ve olumsuz yönlerini törpüler, olumlu ve yapıcı taraflar ön plana çıkar. Bu da işlerin öngörülenden daha önce bitmesine olanak verir.
